―登録制で働く、イベント運営スタッフについて教えてください

S.Sさん：国際会議や医療系の学会、〇〇エキスポ、〇〇博といった各種のイベント、企業や団体が主催する大小さまざまな催しなどで、受付案内や誘導をしているスタッフを見かけたことがあると思います。こういったイベント本番やその前後に会場で対応する期間限定のアルバイトスタッフは、イベント運営スタッフなどと呼ばれています。
日本コンベンションサービス（JCS）では運営スタッフを登録制で募集していて、私も10年ほど前に登録。そこから不定期で自分の仕事の空き時間などを活用して働いています。

―イベント運営スタッフの具体的な仕事内容を教えてください

S.Sさん：募集がかかる仕事はさまざまなものがあります。そのなかで私は主に大規模な会議や医療系の学会、製薬会社がホテルなどで開催するセミナーの受付業務や、運営補助に応募することが多いです。

大型学会の受付業務を例にすると、国際フォーラムやパシフィコ横浜といった大型MICE施設で行われる学会に参加される先生方の参加受付・エントリーのお手伝いです。お名前を確認して参加費がある場合は受け取り、参加証を発行し、必要な資料をお渡ししたりします。大型学会では係が明確に分かれていることが多いので、誘導係がいる場合はその方が案内します。この誘導係を担当することもありますし、クロークをすることもあります。クロークは、荷物を受け取る仕事の他に、中で荷物を整理して管理する仕事もあるんですよ。また、小さめのセミナーでは、クロークと受付、お席までの誘導などをすべて担当することがあります。

そのほか、私は「盆持ち」といったものをすることも多いです。「盆持ち」とは、表彰の際に社長や会長などのそばに立ち、賞状やトロフィーを乗せたお盆を持って授与式を補佐する役目のことです。

運営補助では主に、手の足りてない係や欠員が出てしまった場所の応援に赴いたり、各係の方々にお弁当を運んだり、スタッフが休憩にきちんと入れているかの確認や、事務の補助、イベントディレクターの方々のお手伝いをします。電話がかかってきてディレクターの方々が出られないようであれば応答して伝言を受け取るなど、頼まれたことはもちろん頼まれていないことでも気づいたことをお手伝いするので、結構なんでもしますね。

―クロークの中の仕事や事務作業といった仕事もあるんですね

S.Sさん：運営スタッフは、必ずしも人前に出る仕事だけではなく、実はいろいろな仕事があります。私自身は接客が好きなので、人と接する仕事も楽しいのですが、クロークの中で荷物を整理整頓したり、来場者に配る資料を黙々と整理したり、裏でデータを入力したりといった作業も結構好きなんです。運営スタッフとして登録している方の中には「クロークの中の仕事が好きで、クロークのみを希望している」という方もいました。仕事内容の好みや、向き不向きなど自分に合った業務に応募できるのも、この仕事のうれしい点ですね。

―仕事の希望は事前に指定できるのでしょうか。庄野さんは、どのように案件を選んでいますか？

S.Sさん：受付で募集されている場合は受付のみとなりますが、多くの場合は「受付・クローク・誘導など」といった形で記載されています。その中から何になるかは、登録時に申告する希望などから判断されて指示されているようです。

私が案件に応募する場合は、不定期で届く案件募集のメールの中から自分の空いている期間、時間に合う案件を探します。私は語学系が不得意なので、国際会議の英語対応などは外し、たくさん仕事をしたいときは長い時間や数日間といったものを。仕事はしたいけど、体力的に控えめにしたいときは短時間のものを選んでいます。

―仕事が決定するまでの流れを教えてください

S.Sさん：募集からイベント開催までの期間はまちまちです。大型案件だと1ヶ月以上前から募集がかかるものもありましたし、短いものなら2週間前後くらいのものもありました。ですので、本当にポッと空いてしまった期間に仕事を入れることができます。

応募後、1週間前後で採用・不採用の連絡が来ます。採用ならイベント数日前に届く案内メールを確認して、当日に会場へ行きます。受付になるのか、クロークになるのかといった業務内容は、多くの場合、当日オープン前の打合せで指定されます。ただ、大型のイベントなど案件によっては、事前にオリエンテーションを行うものがあり、その場合は事前に指定されることが多いですね。

どのような係、業務になるかについては、登録時の申告に加えて、実際に仕事をした時の様子を見て決まっているのかなと思います。実は以前に着ぐるみのマスコットキャラクターのそばに立って、キャラクターの移動を手助けしたり、子どもたちに並んでもらったりといった誘導役を担当したことがあるのですが、これまでにやったことがないお仕事だったので、とても楽しかったです。

―イベント当日に、受付や誘導といった初めてのお仕事はできるものでしょうか

S.Sさん：最初のころは、受付が多かったですね。ただ、大きな会場だと参加費の支払いなどは機械で行うのです。参加者自ら機械にお金を入れていただくので、受付といっても機械のそばに立って操作方法をご案内したり、「受付はこちらです！」などのお声がけになります。当時、先輩スタッフから、新しいスタッフはこの仕事から始まることが多いとお聞きしたことがあり、大型イベントの受付の流れや仕組みがわかる、やりやすいお仕事だったと思っています。最初は、こういった単純作業に近いことをしながら、国際会議や学会といった雰囲気に慣れていくのでしょうね。

後は、あくまでもイメージですが、誘導やクロークなども新人が入りやすいお仕事だと思います。お相手がいることなので、当然ながら突発的な出来事もあったりしますが、そこも接客の楽しさですよね。私の場合は、何回か経験して慣れてくると、もう少し小規模で受付も案内もするような案件にアサインされるようになりました。

―小規模な案件とは、どのようなものですか？

S.Sさん：国際会議や大規模な学会は何万人という来場者がいらっしゃいますが、ホテルの宴会場などを使った数10名～100名くらいの催しは、セミナーなどが多いです。そういった小規模なもので民間企業が主催するものは、主催企業のクライアントを招くものが多いんです。それだけに所作などもワンランク上のものが要求されるというか、より丁寧な接客が求められます。一緒に入る運営スタッフの方たちも、元CAやマナー講師をされている方など、所作がとてもきれいな方が多い印象です。

所作に関しては、先輩方が教えてくれることもありますし、過去にはオリエンテーションでちょっとしたマナー講座のようなことをしていただいたことがあり、とても勉強になりました。

―庄野さんご自身についてお聞きしたいのですが、イベント運営スタッフを始められたきっかけはなんでしょうか

S.Sさん：小さいころからバレエをしていて、今もバレエや舞台などのお仕事をさせていただいています。1年のうち1～2ヶ月は地方で舞台をし、その後、1ヶ月空いて今度は東京でバレエを1ヶ月といった場所も期間も不定期な仕事状況のため、毎日出社する仕事や毎月シフト制で働くことが難しいのです。副業として百貨店の受付業務をしているのですが、時間の融通が利くとはいえ、「来週から急遽2週間空いてしまった」といった場合に入ることはできません。ほかに何かもうひとつ単発でできるお仕事を探していた時に見つけたのがイベント運営スタッフでした。場合によっては翌週のお仕事などもあり、自分にぴったりだと思い応募しました。

最初は、会議の受付ってどのようなものか想像がつかなかったのですが、サイトに掲載されている写真を見ると皆さんスーツでお仕事をされていて、イベントと言ってもこういうものもあるのだと興味を持ちました。場所も大きな会場や有名なホテルだったので安心しました。

私の場合は、最初に登録説明会に参加して面接などでお話を聞いて、向いてるかもしれないと思い登録して今に至ります。

―自分のスケジュールに合わせて、直近のものから少し先の仕事まで選べるのは便利ですね

S.Sさん：はい。私のようにメインの仕事を持っていて副業として入られている方は多いのですが、イベント運営スタッフの仕事だけをしている方もいらっしゃいます。そういった方の中には英語を使った仕事を希望し、国際的なイベントを中心にしている方もいて、本当にいろいろな方がいて頼もしいです。子育てでフルタイムの仕事を辞められた主婦の方も多いんですよ。セミナーの中には「ランチョン」というランチを食べながら講義を受けるものがあるのですが、これだと日中の4時間ほどのお仕事になります。お子さんを幼稚園や保育園に預けている間にお仕事ができるそうです。また、お子さんが受験生なので、平日は家にいて土日だけお仕事をする人もいます。いろいろな案件があるので、自分に合ったものを選べるのがこの仕事の魅力だと思います。

―仕事をしていてやりがいを感じる点、楽しい点はなんでしょうか

S.Sさん：やりがいというか、イベントが終わったときの達成感は大きいですね。ひとつのイベントを無事に終わらせるために、たくさんの方が長い時間をかけて関わってきています。企画の段階から考えれば、半年、1年、2年というのもあるのでしょう。その方たちからリレーのように受け継いできて、最後のゴールに立ち会うことができるのは、感慨深いものがあります。「無事に終わったね」とみんなでほっと安心できる瞬間が好きですね。

個人的には、医師の方々は丁寧な接客に慣れているかと思いますが、そんな先生方から「よく気づいたね、ありがとう」と言われたりするとちょっと嬉しく、やっていてよかったなって思います。もちろん、スタッフ同士で助け合って「ありがとう」と言われるのもうれしいです。

楽しい点は、医療系などの学会で発表される論文など、普段接することのない知識に触れることができたり、初めて行く場所で初めてやる仕事を経験したりできることです。特に後者は、数時間、または数日間は緊張感をもって、持ち場の仕事に責任をもって取り組みますが、それらも期間限定です。その後は達成感を得て終われるので、とても良いなと思います。

―イベント運営スタッフは、どのような方が向いていると思いますか？

S.Sさん：このお仕事は、接客だけではありません。先ほど言ったようなクロークの中での整理整頓や、パソコン作業など裏方のお仕事もあります。接客が好きな方には、さらに接客の質を上げることもできます。私自身も、イベント運営スタッフのお仕事を始めてから、もう一つの百貨店での受付のお仕事で、接客に関する賞をいただくことができました。
スケジュールに関しても、お仕事の内容に関しても、自分に合った働き方ができますので、少しでも興味を持たれたら、まずは登録だけでもしてみると、おもしろい仕事や自分のぴったりの仕事に出会えるかもしれません。単発のお仕事ではありますが、長く続けているとよく一緒になる顔見知りのスタッフも増えたりして楽しいですし、自分らしく働くことができると思います。

まとめ

イベント運営スタッフの仕事は、単なるアルバイトではなく、イベントを成功に導く重要な役割を担う仕事。受付、誘導、クローク業務から、運営補助や表彰のアシスタントまで、多岐にわたる業務があり、自分の適性や希望に応じて働き方を選べるのが大きな魅力。登録制のため、自分のスケジュールに合わせて仕事を選ぶことができるのもポイント。短時間の業務から数日間にわたる案件まで幅広く、メインの仕事を持つ人、副業として働く人、家庭と両立する人など、さまざまな背景の人が活躍している。

また、イベント終了時の達成感や、参加者やスタッフ同士の感謝の言葉がやりがいにつながる。普段触れることのない分野の知識を得られる機会も多く、刺激的な仕事だ。イベントの最前線で活躍する運営スタッフとして、新たな経験を積んでみてはいかがだろうか。