英文事務の業務内容の一例

実際に求められる英語力は、任される業務の種類、また会社の業種・業界によって変わります。
特に医療系やIT系といった専門性の高い業種では、その領域に関する最新情報や用語について新しく勉強し直す必要もあるでしょう。

海外との電話・メール対応のポイント

電話対応の際に意識したい点が、「先方の発言を復唱して内容を確認する」ことです。
要点を復唱すれば、話すスピードが速かったり訛りがあったりすることによる、認識のすれ違いが生じるのを防げます。
もし聞き取れなかった箇所があれば、別の表現に言い換えてもらうようにお願いしましょう。
また、複雑な固有名詞や桁数の多い数字などは、聞き間違いを防止するためにスペルまで確認しておくのが確実です。

英文でメールを送る際は、要件が端的に伝わるように、件名と結論を先頭に書くことが重要となります。
本文に関しても、婉曲的な表現を避けて、聞きたいこと・確認したいことを簡潔に記載することを意識しましょう。

英文資料作成のコツ

英文資料を作成する際も、まずは「要点が簡潔に伝わるようにする」ことを意識する必要があります。
結論を先に記載し、読み手が資料の要旨をすぐに理解できるような構成とするのがおすすめです。

このほか、誤字脱字が出ないようにすることはもちろん、表記揺れが生じないように、用語に関する社内ルールを統一することも徹底しましょう。
判断に迷う表現は、公的機関のWebサイトや業界団体の用例に倣うとよいです。

英文事務で求められるスキルと資格

• TOEIC600点以上の英語力
• 一般事務スキル
• 留学経験

TOEIC600点以上の英語力

英文事務で求められる英語力は、勤務先や業務内容によって異なりますが、少なくとも、Test of English for International Communication（TOEIC）600点以上に相当する実力は必要になると考えられます。
TOEIC600点は「限定された範囲内では業務上のコミュニケーションができる」レベルです。
定型メールの読解・作成や会話の要点把握、簡単な資料の読み取りなどであれば、任せてもらえると考えられます。

しかし、より高度な業務になると、ゼロからの資料作成や、定型文に頼らないコミュニケーションが求められるようになります。
業種・業界によっては、その領域特有の用語を理解し、業務のなかで使う必要も出てくるでしょう。
そのような場合には、より高度な英語力がなくてはなりません。
TOEICのスコアでいうと730点以上が目安となるので、対応業務の幅を広げたいのであれば、そのレベルを目標として学習を進めていきましょう。

参照元：一般財団法人国際ビジネスコミュニケーション協会「PROFICIENCY SCALE」
https://www.iibc-global.org/hubfs/library/default/toeic/official_data/lr/pdf/proficiency.pdf

一般事務スキル

英文事務は英語だけで完結せず、基礎的なパソコンスキルや、ExcelやWordをはじめとするMicrosoft製品を扱うスキルなども必要です。
そのため、Microsoft Office Specialist（MOS）を取得しておけば、転職活動の際に有利になると考えられます。

このほかには、業務に優先順位を設けて、複数の案件を同時並行で進行するマルチタスク能力も欠かせません。
また、複数の部署に関わる業務に携わる場合は、各部署の社員に対するリマインドや納期の調整といった、業務アシスタントとしての対応力も必要となるでしょう。

留学経験

英文事務の仕事を探すうえで、留学経験は大きなアピールポイントとなります。
留学で培ったネイティブに近い英会話の感覚があれば、海外企業の担当者ともスムーズにコミュニケーションを取れる可能性があるためです。
カジュアルな表現にも慣れているので、初対面の相手とも自然と会話が弾んで、すぐに打ち解けられると考えられます。

海外の商習慣や文化に対する理解がある点も、留学経験者の強みです。
たとえば、海外の方は休暇中に一切業務上の連絡が取れなくなることが多く、そのことを理解していないと業務の遂行に支障をきたす可能性があります。
しかし、留学経験を通じてそうした商習慣を知っていれば、前倒しで仕事を進めるという判断ができるので、仕事が滞るリスクを回避できます。

このように、留学で培った経験は英文事務のさまざまな部分で活きてきますが、留学経験がないからといって、英文事務の仕事に就けないわけではありません。
英語のニュースや動画を日々チェックして、ネイティブスピーカーの話し方に慣れていくことで、英会話力はある程度補えます。
そのうえで、実業務を想定したロールプレイを繰り返し実施すれば、英文事務職として活躍できるコミュニケーション力を身につけられるでしょう。

英文事務の魅力

• 培ってきた英語力を活かせる
• ビジネス英語のスキルアップを図れる
• 高時給の仕事に就ける可能性がある

培ってきた英語力を活かせる

日本国内では現状、英語を使って仕事をする機会がまだそう多くはありません。
そうした日本のビジネス環境の中でも、ご自身が培ってきた英語力を存分に活かせる機会を得られる点が、英文事務として働く魅力だといえます。

また、英文事務として働き始めれば、海外企業とやりとりをする機会も自然と増えていくと考えられます。
そうなれば「国際社会で活躍している」という実感が湧いて、ビジネスパーソンとしてさらに英語力を身につけていこう、と思えるようにもなるでしょう。

ビジネス英語のスキルアップを図れる

ビジネスシーンで使える実践的な英語力を身に着けることができるのも、英文事務の魅力として挙げられます。

業務のなかで電話・メールの対応や資料作成を繰り返すうちに、定型表現が自然に身につきます。
会議の議事録や要約を英語でまとめる練習を重ねれば、語彙と構文が定着し、さらに論理的思考力も磨かれていくでしょう。
また、相手の反応を見ながら言い回しを考えるという経験を積むことで、対面でのコミュニケーションに必要な英語力も高められる可能性があります。

このように、英文事務では「読む・書く・話す」という語学の基本的な部分を、実務を通じて強化することが可能です。
英語力が向上すれば、海外拠点との調整や来客対応などより高度な業務を任されるようにもなるので、キャリア形成においても大きなメリットであるといえます。

高時給の仕事に就ける可能性がある

詳しくは後述しますが、英文事務は専門性が高く、一般的な事務よりも高時給の案件で働ける可能性があります。

また、英文事務は将来性も十分にあるといえます。
今後さらにグローバル化が進めば、日本国内の企業が海外企業と取引することが多くなってくるはずです。
その際に、相手国との文化的な違いを考慮し、持ち前の英語力でビジネスサポートできる英文事務は、有用な人材として重宝されると考えられます。

専門用語を覚える大変さ

英文事務として働く際には、日常会話では使わない専門用語を覚える必要があります。
また、勤務先の業種・業界によっては、その領域の基本的な部分から勉強することが求められるかもしれません。
こうした学び直しが生じる点は、英文事務として働くうえでの負担となりえます。

専門用語を覚える際は、社内の資料や過去のメールを活用するのがおすすめです。
重要と思われる語句を抽出したうえで、和訳と英語の定義や使用例をセットでメモしていけば、専門用語をより効果的に覚えられます。
一度に覚えようとすると挫折しやすいので、頻出する語句から順番に覚えていくのがよいでしょう。

また、業務中に初見の用語が出てきた際に、その場で意味を確認することも大切です。
業務と並行して学習を進められるだけではなく、「この単語は結局どういう意味だったのか？」とあとで確認する手間も減らせます。

時差による残業の可能性

取引先の勤務時間に合わせる必要があると、時差の関係で、朝夕の対応や残業が発生することが多くなる場合もあります。
特に、北米やヨーロッパ圏は日本と10時間以上の時差があるので、早朝あるいは深夜に、緊急の会議や急ぎの問い合わせが入ることも珍しくありません。

こうした不規則な対応を避けたいのであれば、日本との時差が少ない国・地域の取引先が多い企業を勤務先として選びましょう。
そのうえで、生じる負担を少しでも減らすためにも、返信が必要な時間帯と優先度を事前に決め、緊急連絡の窓口も取引先に共有しておくことをおすすめします。
メールの予約送信機能を活用する、またすぐに返信できる定型文を用意しておくなどして、対応に要する工数を削減することも大切です。

基礎的な英語力と事務スキルを身につける

英語の基礎力が足りていないのであれば、まずは土台作りから始めるのが大切です。
ご自身の現状を踏まえたうえで、TOEICや実用英語技能検定などの資格で目標を設定し、勉強に取り組みます。
資格に向けた勉強だけではなく、ビジネスシーンで頻出の単語や構文なども学習し、実践的な英語力を培っておくのも重要です。

英語学習と並行して、MOSや日商簿記などの取得に向けた勉強もしましょう。
電話での顧客対応や来客対応を想定したビジネスマナーも、忘れずに習得しておきたいところです。
また、目指している業種・業界についてのリサーチを進めておけると、入社後に即戦力として活躍できる可能性が高まります。

実務経験を積む

英語力と事務のスキルがある程度備わってきたのであれば、次は実務経験を積んでいきます。

まずは短期案件や派遣などに挑戦し、英文事務業務の基本的なパターンを覚えるのがおすすめです。
その際、実務中によく使うフレーズをテンプレート化する、また作成したメールの内容をメモしておくなどすれば、次の職場でもすぐ活用できます。

ミスを出してしまった場合には、その原因を分析し、チェックリストとして整理すれば再発防止に役立ちます。
同じミスを繰り返さないように注意して、少しずつパフォーマンスを改善していくことが大切です。

このように経験を重ねて十分な実績を作っていけば、本来目標としていた業種・業界で英文事務として働くことも可能となります。

英文事務に向いている人の特徴

• 英語が好き
• グローバルな仕事に携わりたいと考えている
• 事務職の経験が豊富である

英語が好きで、英語力を活かした仕事に就きたい人にとって、英文事務はうってつけの選択肢です。
また、海外企業との接点が増えて、多種多様な国の人々と関わることもできるため、グローバルな仕事で活躍したいと考えている方にもおすすめです。

このほか、事務職の経験が豊富な方も、英文事務で活躍できる可能性があります。
「事務の経験はあるけれども、英語力がない......」という方もいらっしゃるかもしれませんが、段階を踏んでスキルアップすれば英語力は十分に伸ばすことが可能です。
グローバル化が進む昨今では、英文事務の需要はこれからも増えていくと考えられます。将来を見越したキャリアを形成したいのであれば、英文事務を目指してみてはいかがでしょうか。

英文事務からチャレンジできるキャリアアップになる職種

いずれも、高い英語力だけではなく、特定の業種・業界、あるいは業務に関する知見が求められます。
そのため、キャリアチェンジを成功させたいのであれば、英文事務の仕事に就いたあとも自己研鑽に励み、絶えずスキルアップを怠らないようにしましょう。

まとめ

• まずはTOEIC600点以上を目安に英語力と事務スキルを基礎から身につけ、メール対応や資料作成など実務で使えるビジネス英語を意識して学習し、即戦力として通用するスキルを身に付けよう。

• 業務では結論ファースト・簡潔さを意識し、電話やメールでの認識ズレ防止や正確な資料作成を徹底しつつ、専門用語や業界知識も継続的に習得して対応力を高めることが重要。

• 未経験でも派遣や短期案件で経験を積みながら実績を作り、英語力と専門性を高めて高時給案件や上位職種へステップアップし、将来のキャリアの幅を広げよう。