英文のビジネスメールは、日本語のビジネスメールと一部の作法が異なります。そのため、英文で顧客や取引先とやりとりする際は、英文での作法に従って文面を作成しなければなりません。

そこで本記事では、英文のビジネスメールの構成や例文を紹介しつつ、メールを作成する際に押さえておきたいポイントを解説します。
外資系企業や、海外との取引の多い企業への転職を考えている方はぜひ参考にしてください。

英文メールの構成と例文

• 件名
• 宛名
• 自己紹介・挨拶
• 本題
• 締めくくり
• 結び

ここからは、各セクションで文面を作成する際のポイントを解説しつつ、実際に使える例文を紹介します。

件名

英文メールの件名は、以下のポイントを押さえて作成しましょう。

件名のポイント

• 単語の最初は大文字で表記する
• 日付や商品名など、具体的な情報を盛り込む
• 名詞形を用いて簡潔にまとめる
• 緊急性が高いものは冒頭にUrgent:（至急）やImportant:（重要）を記載する

件名の最初の一文字は、大文字で表記する決まりです。ただし、接続詞（and,orなど）や冠詞（about、theなど）、前置詞（in、forなど）は小文字で表記します。

また、一語だけの件名はスパムメールと誤解される可能性があるため、具体的な件名を記載しましょう。ただし、簡潔にまとめることが理想的です。多くとも6～8語程度を目安に、具体的かつ簡潔な件名を記載しましょう。

要件別の件名の例文は、以下をご覧ください。

件名の例文

宛名

宛名は、相手の名前がわからない場合や部署に宛てる場合、複数名に宛てる場合でも必ず記載します。

なお、アメリカ式では相手の名前のあとに「,」（カンマ）を付けますが、イギリス・欧州では「:」（コロン）を付けます。ここでは、アメリカ式を基準に例文を紹介します。

相手の名前がわかる場合

相手の名前がわかる場合は、以下にならい、性別・間柄によって宛名の表現を使い分けましょう。

宛名の例文（名前がわかる場合）

かつては、女性への宛名は相手が既婚者の場合は「Mrs.」、未婚者なら「Miss.」と使い分けることが一般的でしたが、近年は婚姻の有無にかかわらず「Ms.」を使うことが定着しています。

また、複数人に宛てる場合は以下のように記載しましょう。

複数人への宛名の例文

Mr.あるいはMs.の記載や有無については、相手の性別やご自身との間柄に応じて適切なものを選択してください。

相手の名前がわからない場合・部署全体に宛てる場合

相手の名前がわからない場合は、相手の立場に応じて以下のように宛名を記載します。

宛名の例文（名前がわからない場合）

また、部署全体にメールを送る場合は、「Dear＋部署,」の形式で記載します。具体例は以下をご覧ください。

部署への宛名の例文

自己紹介・挨拶

書き出しの自己紹介や挨拶は、簡潔にまとめましょう。初めてメールを送る場合は、自分の所属と名前をまず伝えます。

自己紹介の例文

連絡するのが初めてではない相手の場合、自己紹介は不要です。以下のように簡単な挨拶をひと言添えれば問題ありません。

挨拶の例文

なお、受け取ったメールに返信する場合は、メールのお礼を記載します。
返信が遅れた場合は、その旨へのお詫びを添えましょう。

返信の際のお礼の例文

本題

本題は、ご自身が相手に求めていることを簡潔に伝えることが鉄則です。理由を長々と述べたり、遠回しな表現を使ったりすると、相手に意図が伝わりにくくなってしまいます。

以下で、シチュエーション別に本題の例文を紹介します。

英文メールの本題の例文

• 挨拶・自己紹介
• 問い合わせ
• 依頼
• お礼
• 謝罪
• スケジュールの確認

挨拶・自己紹介

初めて取引する相手への挨拶のメールは、以下のように記載しましょう。

挨拶・自己紹介のメールの例文

問い合わせ

問い合わせのメールでは、「何について問い合わせたいのか」を最初に記載します。

問い合わせメールの例文

依頼

見積書の送付や支払いなど、メールで何かを依頼する場合の例文です。

見積もり依頼のメールの例文

「The purpose of this e-mail is to～」という書き出しで、メールの目的を簡潔に述べると、相手はすぐに概要を理解できます。

ほかに、「Can you～?」「Please～」などの構文を用いて依頼する書き方もあります。

依頼メールの例文

お礼

取引成立や打ち合わせなどに対する感謝の気持ちを伝えたい場合は、「Thank you ○○」から始めましょう。
以下では、取引成立のお礼メールの例文を紹介します。

取引成立へのお礼を伝えるメールの例文

謝罪

商品やサービスに対してクレームが入った場合や、相手に迷惑をかけてしまった場合は、真摯に謝罪しましょう。

謝罪の例文

なお、「ご不便をおかけしすみません。」を意味する「I'm sorry for the inconvenience caused.」という定型文もよく知られていますが、こちらは謝罪のニュアンスが弱い表現です。そのため、お詫びのメールでは使用を控えましょう。

スケジュールの確認

スケジュールを確認したい場合は、いきなり質問するのではなく、確認事項に関する前提を入れましょう。

スケジュール確認のメールの例文

締めくくり

本題を述べたら、要件の確認や念押しのために締めくくりの言葉を添えます。

締めくくりの例文

結び

最後に、結びの言葉（結語）を添えます。宛名と同じく、相手との間柄に応じて使い分けましょう。

一般的には「Regards,」「Yours sincerely,」を用います。相手の名前を知らない場合は「Yours faithfully,」を使います。
なお、結びの言葉の最後には「,」（カンマ）を付け、改行して署名を入れてください。署名には、氏名・役職・会社名・連絡先を入れます。

署名の例文

英文メールのポイント

• 視覚的に読みやすいよう配慮する
• 簡潔な内容にまとめる
• 社交のあいさつは不要
• 本題にすぐに入る
• 相手との関係性ごとに表現を使い分ける
• 性別を限定しない表現を用いる

視覚的に読みやすいよう配慮する

メールを受け取った相手が内容をすぐに理解できるよう、視覚的な読みやすさに配慮して文面を作成することが大切です。文章は左寄せで、1行あたり60～70字程度で収まるように改行しましょう。
なお、改行する際は、読みやすい位置で区切るように内容のまとまりを意識してください。

簡潔な内容にまとめる

読みやすいメールを作成するためには、視覚的な読みやすさだけでなく、内容も意識したいところです。一通のメールで伝えることは一つに留めましょう。

一通のメールにいくつものトピックが盛り込まれていると、長文になるため要件が理解しにくくなります。また、後半になるにつれ、件名と一致しない内容になってしまうことも起こり得ます。

英文のビジネスメールでは一通のメールで一つの内容を簡潔にまとめ、複数の事項を伝えたい場合は必要に応じて複数のメールを作成することをおすすめします。

社交のあいさつは不要

日本でビジネスメールを送る際は、一般的に「いつも大変お世話になっております」といった社交のあいさつが用いられます。しかし、英文でビジネスメールを作成する際は、そのようなあいさつは不要です。
本記事で解説したように、初めてメールを送る場合は自分の名前を、返信の場合はメールへのお礼を述べれば問題ありません。

本題にすぐに入る

英文のビジネスメールでは、社交のあいさつが不要なのは上述の通りです。そのうえで、すぐに本題に入りましょう。
メールを受け取る相手のことを思いやり、忙しい状況ですぐに概要を理解できるよう、シンプルでわかりやすい文面を作成することが大切です。

相手との関係性ごとに表現を使い分ける

相手との関係性によって適切な表現が異なる点は、日本語でも英文でも同じです。
初めて連絡を取る方や面識のない方、目上の方などに対してはフォーマルな表現が適していますが、付き合いの長い相手や同僚など、距離の近い方にはカジュアルな表現を使うとよいでしょう。

性別を限定しない表現を用いる

近年は日本においても、従来使われていた「看護婦」が見直され、「看護師」と呼称することが一般的となりました。
英単語にも同様に、男性・女性どちらかの性別を限定する意味を持つものがあります。ビジネスメールにおいては、そのような表現を控え、性別に中立的な表現を用いることを意識しましょう。具体例は以下をご覧ください。

性別に限定しない表現への言い換え

特に欧米では、差別に敏感な傾向があるため、上記を例に「man」など性別を限定する表現が含まれていないかどうかを確認する意識を持ちましょう。