秘書の仕事に興味があるものの、具体的な仕事内容を知らないため、「自分でもなれるのだろうか」と思われている方もいらっしゃるのではないでしょうか。また、さまざまな仕事がAIに代替されつつある現代で、秘書の将来性が気になっている方もいることでしょう。

そこで本記事では、秘書の具体的な仕事内容や、仕事の魅力などを解説します。また、就職に役立つスキルや資格、秘書への転職を成功させるポイントも紹介しますので、未経験からのチャレンジにぜひお役立てください。

秘書の基本情報

• 仕事内容
• 種類
• 1日のスケジュール
• 平均給与

仕事内容

秘書が上司のサポートのために行う仕事は、多岐にわたります。以下はその一例です。

秘書が行う仕事の例

• スケジュール管理
• 来客対応
• 電話・メール対応
• 交通機関やホテル、会場、手土産、慶弔対応などの手配
• 資料や年賀状、お礼状などの作成

来客対応や電話・メール対応においては、会社の顔として丁寧に振る舞うことが求められます。

また、スケジュール管理や各種手配業務、資料・書面の作成ではミスなく正確に作業する必要があります。
特に文書や礼状、取引先へのメールなどの文章は、その内容一つが相手との関係性に大きく影響を与える可能性があるため、慎重に作成しなければなりません。「細かな言葉選びは適切か」「会社を取り巻く要素や、相手の置かれている状況などをすべて踏まえたうえで適切な表現はどれか」といった、人間にしかできない非常に繊細な判断が求められます。

なお、上記の業務はあくまでも一例です。ほかにも、執務エリアの整理整頓や清掃、備品の管理など、細かな業務を行う場合もあります。

種類

秘書の仕事は「グループ秘書」と「個人秘書」の2種類に大きく分けられます。

グループ秘書は、主に「秘書室」とよばれる部署に所属し、秘書室の管理職の指示のもと、複数人の秘書で業務を分担します。「スケジュール管理担当」「資料作成担当」のように業務別に担当を分けることが一般的です。一人の上司を担当することもあれば、複数人の上司を同時に担当することもあります。

一方で、個人秘書は一人の上司を一人の秘書が担当する形態です。グループ秘書とは異なり、上司から直接指示を受け、すべての業務を一人で担います。

また、グループ秘書・個人秘書という種別のほか、担当する上司によっても秘書の種類は異なります。詳細は以下をご覧ください。

秘書の仕事の種類

担当する上司の立場が上になるごとに、秘書に求められる責任は大きくなり、スキルの水準も高くなります。より将来性があるのは、高いホスピタリティと専門的な視座が求められる役員秘書以上のポジションでしょう。そのため本記事では、役員秘書以上の仕事内容を基準に扱います。

1日のスケジュール

ここでは、秘書の1日のスケジュール例を紹介します。実際の動きは配属先の業種や規模などにより異なりますが、今回は一般的なオフィスの例を取り上げます。

秘書の1日のスケジュール例

上記を見るとわかるように、秘書は1日のなかでさまざまな業務を行うこととなります。状況によってはイレギュラー対応が求められる場合もあるため、本来行うべきタスクが後ろ倒しにならないよう、業務の優先順位や所要時間なども考えて動くことが大切です。

平均給与

厚生労働省が運営している職業情報提供サイト「job tag」によると、秘書の年収の全国平均は591.6万円となっています。
1時間あたりの平均賃金は一般労働者で2,970円、短時間労働者で1,626円です。いずれも、令和7年賃金構造基本統計調査の結果をもとに算出された数値です。

なお実際の給与は、勤務先企業の規模や役職、雇用形態、スキルの有無などにより左右されます。たとえば外資系企業に勤める場合や、英語力などのスキルがある場合は給与が高くなる可能性があります。

参照元：job tag「秘書」
https://shigoto.mhlw.go.jp/User/Occupation/Detail/426

秘書の仕事に役立つ資格

• 秘書検定
• 国際秘書検定（CBS）
• ビジネス実務マナー検定

秘書検定

「秘書検定」は、公益財団法人実務技能検定協会が実施する検定です。
秘書業務に関する内容のほか、敬語の使い方や来客対応のマナー、ビジネス文書の形式など、社会人として働くうえで大切な一般知識が幅広くカバーされています。

難易度は3級・2級・準1級・1級が用意されています。秘書への転職を目指すのであれば、2級以上の取得を目指すとよいでしょう。

国際秘書検定（CBS）

バイリンガルセクレタリーのように、英語を使って秘書として働くことを目指しているなら、一般社団法人日本秘書協会が実施する「国際秘書検定」もおすすめです。

日本語と英語を使いこなしつつ、秘書としての実力があることを証明するための資格です。実務と英語のスキルを測る「プライマリー試験」と、オフィス業務管理や経営管理、英語による面接などを行う「ファイナル試験」があります。

ビジネス実務マナー検定

秘書に限定した資格ではありませんが、おすすめの資格としては「ビジネス実務マナー検定」も挙げられます。
秘書検定と同じく、公益財団法人実務技能検定協会が運営しており、ビジネスパーソンとしての判断力やマナー、話し方といった基礎のスキルを測れます。未経験から秘書に挑戦する場合は、秘書検定を受ける前の準備としてビジネス実務マナー検定を受験してみてもよいでしょう。

秘書に求められるスキル

• コミュニケーションスキル
• ビジネスマナー
• PCスキル
• 調整・管理能力

コミュニケーションスキル

秘書の仕事では、役員・役職者である上司や、取引先を中心に、立場のあるさまざまな相手と日々やりとりすることとなります。そのため、十分なコミュニケーションスキルが必要です。

ただ会話を交わすだけでなく、相手が求めている情報を適切に提示したり、関係者が心地よく過ごせるような気配りを見せたりする、上質なコミュニケーションが求められます。

ビジネスマナー

コミュニケーションスキルに関連して、秘書に必要なスキルとしてはビジネスマナーも挙げられます。

秘書は、電話応対や来客対応、会議への同席など、取引先をはじめとする重要関係者と顔を合わせることが多い職業です。秘書の言動が上司、ひいては会社の印象に直結するといっても過言ではないため、ビジネスマナーを意識して振る舞うことが大切です。

PCスキル

PCの操作スキルも、秘書には必須です。
秘書の仕事には、上述したようなコミュニケーションが発生する業務のほか、資料作成や取引先のデータの収集などのPC作業もあります。
ブラインドタッチやメールの送受信といった基本操作に加えて、Wordでの文書作成やExcelを使用した基礎的な表計算、PowerPointでの資料作成などは押さえているのが望ましいでしょう。

調整・管理能力

各スケジュールや、日々のタスクを調整・管理する能力も、秘書として働くうえで非常に重要です。

予定の日程を調整するにあたり、もっとも避けなければならないのはダブルブッキングです。そのため都度スケジュールを把握し、予定の緊急度や重要度に応じて調整業務を行うことが求められます。
また、予定をただ機械的に設定するのではなく、上司をはじめとする関係者にとって無理のないスケジュールを組む必要もあります。

秘書に向いている人の特徴

• 人をサポートすることが好き
• 気配りができる
• タスクやスケジュールの管理・調整に苦手意識がない
• イレギュラーに対しても柔軟に対応できる
• 守秘義務を守ることができる
• 英語が得意

秘書は上司を支える裏方仕事なので、人をサポートすることが好きであることが第一に求められます。具体的なスキルとしては、先述したような気配りをはじめとするコミュニケーションスキルや、管理・調整スキルのある方が向いているでしょう。

また、秘書の仕事では、自社の事業や取引先に関することをはじめ、機密事項やオフレコの情報、解禁前の情報を扱うこともしばしばあります。そのため、コンプライアンス意識があり、情報をみだりに人に話さない方に特に向いている仕事だといえます。

秘書に向いている人・向いていない人の特徴について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。
秘書に向いている人・向いていない人の特徴

秘書への転職を成功させるポイント

• 企業研究を行う
• 秘書として活かせる能力を整理する
• 英語スキルを伸ばす
• 転職サイトを利用する

企業研究を行う

企業によって、秘書の業務範囲はさまざまです。「具体的に何を担当するのか」によって、ご自身が磨くべきスキルやアピールすべきポイントも異なるため、まずは秘書を募集している企業の求人やホームページを確認しましょう。

くわえて「なぜ、その企業で秘書になりたいのか」を整理しておくこともおすすめします。企業研究をもとに、ご自身の志望理由を明確にすることで、転職活動の軸も定まっていきます。

秘書として活かせる能力を整理する

ご自身の持っているスキルのなかで、秘書の仕事で活かせるスキルを洗い出しましょう。未経験であっても、PCの操作スキルや管理・調整業務の経験、また関連資格などがあれば、採用選考の場でアピールできます。

なお、近年はさまざまな仕事がAIに代替されつつありますが、秘書の仕事では相手を思いやるおもてなしや、さまざまな背景情報を踏まえた繊細な言葉選びなど、人間ならではの心配りが重視されます。そのような部分で自信のあるスキルや、過去の仕事で実際に喜ばれたり評価されたりしたことのあるエピソードがあれば整理しておくとよいでしょう。

特に、大使館や外務省などの組織で働いた経験があれば、そのようなスキルが備わっていることが多いため、秘書経験がなくとも仕事でスキルを活かせる可能性があります。

英語スキルを伸ばす

外資系企業や、国際取引を行う企業で秘書として働きたい場合は、英語スキルを伸ばしておくことも大切です。

求められる英語スキルのレベルは企業により異なりますが、多くの企業では「TOEIC800点以上」「ビジネス英語の実務経験」などが必要スキルとして記載されています。志望企業が提示しているスキルを身につけられるよう、英語学習に励みましょう。

転職サイトを利用する

未経験から秘書への転職に挑戦するのであれば、秘書の求人を扱う転職サイトを利用するのもおすすめです。
未経験の場合は、秘書経験以外の経験やスキルで評価される必要があります。転職サイトの運営会社は転職エージェントを兼ねているところもありますので、対象の求人が何を重視しているのか、自分の経験やスキルが募集企業に評価してもらえそうかなど、相談してみるのもよいでしょう。
また転職サイトによっては、登録ユーザー限定で非公開求人を紹介してくれる場合があります。