語学に強い、イベントに強い、JCSの求人サイト「ジョブメリ」
秘書に求められるスキルはいくつもあります。向いている人であれば、未経験からの転職も可能です。必要なスキルを身につけて、秘書への転職を成功させましょう。
「秘書の仕事に興味があるけれど、自分に向いているのかな......」
未経験から秘書の仕事への転職を考え、自分の向き不向きが気になっていませんか？
秘書はさまざまな業務を担う責任のある仕事であるため、向いている人・向いていない人の傾向が比較的明確になっています。
そこで本記事では、秘書に向いている人の特徴や、秘書の仕事で求められるスキルなどを解説します。未経験から秘書への転職に興味のある方はぜひご覧ください。
まずは秘書の具体的な仕事内容を把握しましょう。
秘書がサポートする上司は、社内会議や商談、取引先との打ち合わせなど、人と会う機会が多いことが一般的です。上司が主業務に専念できるよう、膨大なスケジュールの調整・管理を秘書が担います。
そして上司に代わり、電話・メールに対応することも秘書の主業務の一つです。スケジュール調整と同様、多忙な上司が主業務にあたる時間を確保できるよう、基本的な対応を秘書が行います。
さらに、上司が出張する際の交通手段や宿泊先の手配、会食の際のレストランの予約といった各種手配業務や、来客時の事前準備に案内、お茶出しなどの対応も秘書の仕事です。
そのほかにも、さまざまな事務作業も秘書が担うことで、上司の業務が円滑に回るようになります。
秘書の仕事について、より詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
秘書とは？主な仕事内容や将来性を詳しく解説
上記で紹介した秘書の仕事内容を踏まえると、以下の特徴に当てはまる人が秘書に向いているといえます。
常日頃から「今、何をすればよいのか」を先読みして、きめ細かな気配りができる人は秘書に向いているといえるでしょう。
秘書の仕事は、必要なタスクをこなすだけでは完璧とはいえません。上司や他部署の従業員のほか、取引先も含めた関係者が心地よく過ごせるように、さまざまな点で気を配る必要があります。
たとえば「会議終了後に、迅速に議事録を作成して、関係各所に共有する」「取引先との打ち合わせが始まる前に、資料を人数分印刷しておく」といったことなどが挙げられます。
秘書は、裏方として上司を支える仕事です。そのため、自分が表舞台に立つよりも、他者をサポートするほうが得意な方に向いています。
ただし、サポートは簡単なことではありません。上述した気配りの意識を常にもって、「相手は何を求めているか」を軸として動く必要があります。
人を助けることにやりがいを感じる方や、頼られることでモチベーションが上がる方は、サポートが主である秘書の仕事に向いているでしょう。
自己管理能力が高い方も、秘書に向いています。
この「自己管理能力」とは、スケジュールやタスクを管理できることはもちろん、自分自身を律することも含めた能力のことです。たとえば上司の会議や商談に同席して、立場のある相手と会う場合は、身だしなみやマナーに十分に注意する必要があります。さらに、その場で求められる発言や振る舞いを選択することも大切です。
このように、相手を立てるために自分を律することができる方は、秘書として活躍できる可能性があります。
秘書に向いている人の条件としては、タスクが重なっている際に優先順位を考えて、一つひとつ的確にこなせることも挙げられます。
上司が忙しい場合、秘書のもとへさまざまな指示が立て続けに来ることもあるでしょう。そのようなときは、指示された順番に対応するのではなく、緊急度や重要性を基準に、着手する順番を自分で組み立てていく必要があります。
そのため、優先順位を考えてマルチタスクをこなせる方が秘書に向いています。
秘書として働くなら、コンプライアンス厳守の意識がある、つまり口が堅い人であることも非常に大切です。
秘書の仕事では、自社や取引先に関するさまざまな機密情報に接する機会があります。情報が漏えいすると、大きなトラブルに発展するおそれがあるため、業務上で知り得た情報は口外してはなりません。
同僚や友人はもちろん、家族に話すことも厳禁です。機密情報について「自分も知らない」かのように振る舞えるほどの口の堅さが秘書には求められます。
秘書の仕事では、上司をサポートするためにさまざまな情報を取り入れる必要があります。自社の業界に関するものはもちろん、取引先にまでアンテナを伸ばせると理想的です。なぜなら、取引先に関する情報を秘書がいち早く取り入れ、上司に共有することで、上司と取引先のコミュニケーションに役立つことがあるためです。
そのため、情報の感度が高く、プライベートでもふとしたときに自社や取引先に関連する情報をキャッチできるような方が秘書に向いています。
秘書は、高い業務遂行能力やプロフェッショナルとしての意識が求められる仕事です。そのため、上述の「秘書に向いている人の特徴」に当てはまらない方は、残念ながら向いていないでしょう。具体的には、以下のような傾向がある方は秘書に向いていない可能性があります。
上記の特徴には、個人の素質や性格によるものと、工夫や努力次第で変えられるものがあります。「どうしても秘書として働きたい！」という気持ちがある方は、ご自身が秘書に向いているかどうかを改めて考えてみましょう。
秘書として働くうえで求められる具体的なスキルとしては、以下の例が挙げられます。
秘書にまず求められるスキルは、上司のスケジュールやタスクを把握し、必要に応じて調整するタスク管理能力です。
秘書として日々働いていると、状況によって急なスケジュール変更や調整を求められることも珍しくないため、優先順位を意識しつつ柔軟に対応する必要があります。
秘書は、上司をはじめ社内外のさまざまな人と関わる立場にあります。そのため、コミュニケーション能力が欠かせません。
緊張せずに適切に会話できることはもちろん、相手の話をしっかりと聞くことや、必要に応じて交渉を行うことも求められます。
コミュニケーション能力と関連して、ビジネスマナーを十分にわきまえることも非常に大切です。
秘書はときに「会社の顔」として社外の人と接することとなるため、その場にふさわしい言葉選びや明るい雰囲気、気配りの心を意識して振舞いましょう。
国際プロトコールとは、国際交流における標準的なマナーのことです。特に外資系企業や、海外との取引が多い企業で秘書として働く場合は、日本国内のビジネスマナーだけでなく国際プロトコールも身につけておくとよいでしょう。
国際プロトコールを知っていると、来客対応時や、上司の客先訪問に同行する際などの交流を円滑に進められるようになります。
事務作業に直結するスキルとしては、PCスキルも求められます。ビジネスメールへの対応や、Word・Excel・PowerPointの基本操作は最低限行えるのが望ましいでしょう。
これまでPC操作を行ったことがない方でも、経験を積めばスキルが身についていくはずです。
就業先が外資系企業、あるいは海外との取引がある企業であれば、秘書に語学力が求められる可能性もあります。
語学力があれば、海外の従業員・顧客と上司のやりとりで通訳を担当したり、外国語で書かれた書類・メールを翻訳したりといったように、秘書業務の幅を広げられます。
特に上司が外国籍の方の場合は、ビジネスレベルの語学力が必須の場合もあるでしょう。
秘書として活躍するなら、資料作成や取引先・競合他社のリサーチ、また上司への情報共有などのために、一定の情報収集スキルも身につけていることが望ましいです。
なお、この「情報収集スキル」とは、わからないことをインターネットで検索するスキルだけではありません。「上司や自分にとって、必要になるであろう情報はどんなものか」を考え、先回りして調べておいたり、会食の前に相手方の好みをさりげなく聞き出したりすることも、秘書に必要な情報収集スキルに含まれます。取引先を含む秘書同士のネットワークや、上司の仕事に関連する情報を取得できるコミュニティなど、情報収集の手段を複数持っておくとよいでしょう。
また、常日頃からニュースを確認し、情報への感度を高めておくことも非常に重要です。
秘書の仕事には、さまざまな魅力があります。特に、以下で紹介する3つの例は、秘書としてキャリアアップすることで実感できる大きな魅力です。
秘書として評価されれば、ゆくゆくは役員や社長といった重役のサポートを担当できるようになります。ビジネスの最前線で動いている上司を日々支えることで、一流の社会人として大切なことや、出世している人の考え方などを吸収できる点は大きなメリットです。
なお、企業によっては役員クラスになると海外の取引先と直接やりとりする機会もあります。英語スキルを持っていれば、トップクラスの方と英語でコミュニケーションをとる実務経験を積むこともできるでしょう。
キャリアアップすることで上司からの信頼を得て、大きな商談に関わる機会ができる点も、秘書の仕事における魅力の一つです。具体的には、資料の準備や会場の雰囲気作り、取引先からの連絡対応など、さまざまな場面で責任のある業務を任されることとなります。
商談の成功には、担当する上司の対応はもちろん、秘書が担う細部の準備も大きく関係しています。一流のビジネスパーソンは細部の気配りを見て取引を決めるため、秘書に求められる役割は非常に重要です。
秘書の仕事では、常日頃からケアレスミスが厳禁で、細やかな心遣いとスピーディーな対応が求められます。普段から業務に真摯に向き合い、その姿勢を見せることができれば、大きな商談の関連業務を任せられるでしょう。
役員や社長の秘書として働いていると、メディア出演の依頼が来ることがあるので、そのような場合は総務や広報の領域を任されることもあります。具体的には、メディア対応のほか、上司からの依頼でプレスリリースの作成やイベントの運営を担うこともあるでしょう。
部署の枠を超えて、多様な業務に携われる点も、秘書の大きな魅力です。特に、これまでの社会人経験によりマーケティングの知識を持っていると、このような場面で成果を残せる可能性があります。
秘書の仕事は、スケジュールの調整や管理、資料作成など多岐にわたります。主に役員や役職者をサポートすることとなるため、気配りができて自己管理能力が高い、責任感のある人に向いているといえるでしょう。
なお、秘書に求められるスキルにはさまざまなものがありますが、語学スキルがあると外資系企業や国際取引を行う企業において活躍できたり、業務の幅が広がったりする可能性があります。
語学スキルを活かせる秘書の仕事をお探しの方は、ジョブメリをご利用ください。未経験可の求人も掲載しております。
オープンポジションの求人
通訳の求人
